Tout ce qu’il faut savoir avant d’organiser un événement

La gestion d’un événement est une expérience à la fois passionnante et enrichissante. Beaucoup trouvent cela difficile, alors qu’il faut tout simplement une bonne organisation. Cet article vous aidera à bien planifier votre fête, qu’il s’agisse d’un événement professionnel ou privé.

Définissez un thème

Que ce soit un anniversaire, un mariage, un séminaire ou autre, définissez un thème. Choisissez-le en fonction de vos goûts ou de ceux de l’hôte.

Il existe aujourd’hui de nombreuses idées de thématiques : personnages de dessins animés pour les enfants, couleurs pour les adultes, etc. N’hésitez pas à vous inspirer sur internet ou à mettre votre créativité en pratique !

Dressez une liste des tâches à faire

Pour être sûr de ne rien oublier, il est important d’écrire noir sur blanc la liste des choses à faire pour l’événement. Mettez-y le nombre d’invités, le budget, les prestataires et les stratégies à mettre en place pour une bonne organisation.

Fixez une date

Le choix de la date est très important pour assurer la réussite de votre événement. Si vous choisissez une date toute proche, vos invités n’auront pas le temps de se préparer, ni de planifier leur emploi du temps. Si au contraire, le jour J est trop éloigné, vos convives pourront oublier l’événement. Trouvez un équilibre et réfléchissez bien avant de fixer une date. Idéalement, prévenez vos invités deux semaines avant l’événement.

Réservez la salle de réception et louez le matériel qu’il vous faut

Une fois que vous avez choisi la date, le thème, etc., choisissez la salle de réception. Généralement, les entreprises de location de salle incluent la vaisselle, les chaises, les tables et le matériel de sonorisation dans leurs prestations.

Faites le plan de table

Voici des conseils qui pourront vous aider dans l’élaboration de votre plan de table :

• Prenez la liste de vos invités et revérifiez-la à plusieurs reprises pour être sûr d’y inclure tout le monde ;

• Marquez si l’invité a confirmé ou non sa présence ;

• En fonction de la superficie de la salle, prévoyez entre 8 à 10 personnes à chaque table ;

• Placez un exemplaire du plan de table final à l’entrée de la salle de réception.

Choisissez un bon photographe

Évitez les photos ratées ! Pour immortaliser votre événement, sollicitez un photographe professionnel. Ce dernier maîtrise les différentes techniques de prise de vue et est doté d’un savoir-faire particulier pour capturer les moments forts de la réception. Par ailleurs, il possède les équipements adéquats pour faire sortir de beaux clichés.

Choisissez le traiteur

Le choix du traiteur est tout aussi important que celui de la salle de réception pour assurer la réussite de votre événement. Optez pour un menu qui fera l’unanimité comme la salade au foie gras en entrée, le pavé de bœuf comme plat principal et la coupe de glace ou l’entremets au chocolat en dessert.

Vous pouvez toutefois choisir un repas à votre image ou à celui de votre couple s’il s’agit de votre mariage. Rassurez-vous, votre traiteur vous conseillera dans la composition du menu.

Valdaine Chapiteaux, une entreprise de location de matériels événementiels

Valdaine Chapiteaux, situé à Grenoble, est un fournisseur de matériel complet pour tout type d’événements. L’entreprise met en location des équipements tels que les chapiteaux, les tentes et les bâches. Vous pouvez aussi louer des chaises, des tables, des barrières, des potelets et des matériels de sécurité auprès d’elle.

Disponible 24h/24 et 7j/7, son équipe est constituée de professionnels expérimentés. Elle garantit une installation rapide et a pour objectif de contribuer à la réussite de votre événement. Sollicitez ses services sans plus tarder.