Conseils pratiques

Organiser un événement, toute une préparation !

Séminaire, exposition, spectacle, mariage, baptême, anniversaire, l’événementiel fait partie intégrante de la vie. Sa réussite, tel est l’objectif. Pour cela, tout un travail vous attend. Celui-ci s’avère être un véritable casse-tête pour certains, mais très amusant et enrichissant pour d’autres.

Si vous êtes dans la première catégorie de personnes, cet article est fait pour vous. Ci-après, nous allons vous aider à mieux organiser une réception, quelle que soit son envergure.

Le secret réside dans une bonne préparation, parlons-en !

1- Une vision claire

Avant toute chose, essayez d’apporter des réponses claires et précises à ces questions :

– Pourquoi organisez-vous l’événement ?

– Quel est le but ? Qui sont les cibles ?

Tout en dépend : le thème, le lieu, le nombre et le type d’invités, la restauration, la décoration, la durée, le programme, les personnes à contacter, etc.

2- La liste des choses à faire

Faites ensuite un plan et n’hésitez pas à le partager à votre équipe. Ceci est à faire bien à l’avance, un ou plusieurs mois avant le Jour J si possible.

Cette liste comprendra toute la logistique, le contenu, mais aussi toutes les activités avec leur timing d’exécution. Soyez-en sûr de ne rien louper au hasard. Vous pourrez compléter la liste au fur et à mesure.

Profitez également de l’occasion pour répartir les responsabilités par zone :

– accueil

– salle

– équipement

– restauration

– communication

Que ce soit pendant toute la préparation ou lors de l’événement, cette répartition est importante pour mener à bien le projet, alléger le travail et en faire un succès.

3- Le budget

Une fois que tout est planifié, définissez le budget.

Il est temps de voir comment concrétiser les idées et cela commence par les dépenses conséquentes.

Combien coûtera la salle, le repas… ? N’oubliez pas non plus de prévoir un budget pour les déplacements et les imprévus.

Quant au matériel, que vous envisagiez l’achat ou la location, il vous est conseillé de faire appel à un fournisseur pour réaliser un devis détaillé et clair. Notons que MOSAIC SCENIC à Paris est un prestataire de confiance pour la location d’équipements scéniques, praticables, sonorisations, lumières et barnums.

 

Suivez la même procédure pour tout ce qui est lieu, décoration, traiteur, photos, transport… Cela vous sera grandement profitable ! Simplifiez-vous la tâche !

4- La communication

Maintenant, il faut penser à la manière dont vous allez inviter les gens.

Créez un message clé et faites-en part à vos convives par différents moyens : appel, sms, e-mail, courriels, prospection, site web, réseaux sociaux, diffusion à la télé, etc.

Tout dépendra du public cible : proches, amis, collègues, partenaires ou autres.

5- To lead

Ici, soyez un leader ! Assurez-vous que tout se déroule comme vous le souhaitez, que votre équipe prenne leur responsabilité au sérieux.

Vous devez avoir les yeux sur toute chose. Cependant, afin d’éviter les frustrations et les mécontentements, il vous est recommandé d’avoir un bon sens relationnel avec tout le monde : participants, conférenciers, collaborateurs, fournisseurs, etc.

Cela vous permettra d’aborder les problèmes ou les questions en toute sérénité, même si la fatigue est là.

Avant le Jour J, faites une dernière vérification si tout est en place, si tout fonctionne, si tout est fait à temps.

Imprimez le programme, ayez-le en main ! Remettez une copie à chaque membre de l’équipe.

Bref,

voilà quelques éléments qui vont vous permettre de garantir la réussite de votre événement. Certes, organiser n’est pas toujours facile. Toutefois, en respectant ces étapes, vous pourrez avoir l’esprit tranquille. Alliez imagination et professionnalisme !

Pour votre prochaine cérémonie, faites donc le défi !

Bonne préparation !

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