Préparatifs

Les étapes à suivre pour une organisation d’événement réussie

Les gens pensent souvent qu’organiser un événement est facile. Cependant, ils se trompent lourdement. En effet, l’organisation d’événement nécessite de grandes tâches. Les particuliers peuvent s’en sortir à condition de travailler durement et de posséder une certaine notion en la matière. Quant aux professionnels, ils sont habitués à organiser des événements de tout genre. Ils sont dotés d’une grande expérience et d’un savoir-faire vu qu’ils ont déjà travaillé sur divers projets. Néanmoins, afin de réussir un événement, il faut passer par quelques étapes.

La définition de l’événement en question

Il existe plusieurs types d’événements qui nécessitent une étude au préalable. Il faut alors définir le public, la date, le nombre d’invités, le programme et surtout le budget à réserver pour le jour J. A l’issue de cette étape, vous devez être apte à avoir une vision claire de l’événement.

Le premier pas vers une organisation réussie

Une fois l’idée mise en place, vous pouvez continuer la création de votre événement. Il est ainsi temps de déterminer les besoins en matière de salle, de restauration, d’animation et toutes les panoplies. Diverses questions doivent se poser :

  • Allez-vous louer une salle avec ou sans équipement ?

  • S’il s’agit d’une salle sans équipement, où trouver les chaises, les tables et d’autres mobiliers ?

  • Dans le cas où vous avez choisi de tout organiser en plein air, où se procurer des chapiteaux afin de se mettre à l’abri du soleil ou de la pluie ?

  • Allez-vous faire appel à un professionnel de l’organisation d’événements ou préfériez-vous tout préparer vous-même ?

  • Si vous avez décidé d’engager un traiteur, va-t-il s’occuper de tout ?

  • Qu’en est-il de la décoration ? De la vaisselle ?

  • Qui s’occupera de l’animation ?

La consultation des prestataires

Une fois les besoins bien mis en évidence, il est maintenant temps de rechercher les prestataires. Il est préférable d’en contacter plusieurs afin de pouvoir comparer les prix. Vous devez communiquer aux prestataires la date précise de l’événement, le type et le nombre de personnes à convier.

Le choix des prestataires

Après avoir comparé les prix, choisissez celui qui vous convient le mieux. N’oubliez pas de vous informer sur les différents services et prestations offerts. Par la suite, vous devez parler des détails aux prestataires. Durant vos entretiens, vous pouvez vous rendre compte si les prestations sont en adéquation avec vos besoins réels. Les Chapiteaux CUELLAR, vous proposent leurs prestations pour tout type de location en matière d’organisation d’événement. Ils ont à leur disposition des chapiteaux, des tentes, de matériels de sonorisation et même la vaisselle.

La checklist

Sans la checklist, les risques d’échecs ou d’oubli sont fréquents. Elle constitue ainsi un élément important avant, pendant et après l’événement. Si vous devez par exemple organiser une réception, créer votre checklist y afférente. Remplissez-la en parallèle avec l’avancement de votre projet. Elle vous permettra de ne rien laisser au hasard. Vous pouvez intégrer un rappel à la checklist afin de ne rien oublier.

Visite des lieux

Il est impératif de vous rendre sur les lieux la veille de l’événement. Cela vous évitera tout type de surprises désagréables. Vérifiez les matériels, le décor et l’agencement. Vous pouvez encore modifier certains points en parlant aux prestataires. Il ne vous reste plus qu’à attendre que le moment vienne pour accueillir vos invités et vous amuser.

L’évaluation post-événement

Une fois l’événement terminé, évaluez l’ensemble. Vous pouvez faire la liste des points forts et des points faibles. Si les prestataires ont été excellents, gardez leurs contacts pour vos événements futurs. Vous pouvez aussi les recommander à vos amis et familles.